세무관리와 증빙수취 – 건치신문 2003

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1. 증빙관리의 중요성
평시 세무회계에 있어 증빙관리가 반이라고 해도 과언이 아닐 것이다. 모든 경제활동에는 자금의 입출이 있고 여기에는 이를 증명할 증빙이 반드시 있어야 한다. 증빙을 작성 또는 수취 보관(신고기한 경과후 5년간)할 책임은 전적으로 사업자 본인에게 있으며, 이들 증빙이 당장 현재에는 아무 소용이 없어 보일 수 있지만 나중에 세무조사를 받게 될 경우 증빙이 없거나 법에서 지정하는 형식의 증빙이 아닌 경우 또는 병원과의 유관성을 증명하지 못할 경우 계상된 비용은 필요경비불산입/수입금액산입 처분(비용으로 인정받지 못하면서 그 만큼 소득이 증가한 것으로 처리)되어 억울하게 세금을 추가로 납부하는 사례를 자주 접하게 된다. 따라서 항상 자금의 입출이 있는 경우에는 사전에 무슨 증빙을 어떻게 받거나 만들어 두어야 하는지 항상 염두하고 이를 매일 실천에 옮기는 끈기가 필요하다.

2. 지출증빙서류의 수취 및 보관
비용증빙의 구비요건 2가지는 병원과의 유관성과 형식이다. 지출된 비용이 병원의 경제활동과 ‘직접관련’이 있다는 것을 증명해야 하며, 증빙의 형식은 법이 정하는 형식을 준수해야 한다. 소득세법 자체에는 구체적으로 명시된 내용은 없으나 법인세법 116조, 동시행령158조, 동시행규칙 79조와 부가가치세법 12조 등에 구체적으로 명시되어 있으며 이외에도 국세청이 정하는 내용도 있으며 세무조사를 받게 되면 구체적 명시가 되지 않은 부분에 대하여 조사관이 나름대로 자기논리에 따라 판단하는 부분도 있을 수 있으므로, 항상 지출증빙을 작성 또는 수취할 경우에는 제3자가 봐도 인정 할 수 밖에 없도록 주의를 기울여야 한다. 사업자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에 수취해야하는 증빙서류는 신용카드 매출전표, 세금계산서, 계산서 등이다.

가. 신용카드 매출전표
가장 손쉬운 지출증빙서류를 수취하는 방법이 신용카드로 매입하는 방법이다. 이 경우에는 상대방의 과세유형을 구분할 필요도 없을 뿐아니라, 병의원은 면세사업자(부가세 환급을 받지 못 하나 부가세 부분이 비용으로 처리)이므로 부가세 부분을 생각할 필요없이 물품을 구매할 수 있어 좋다. 그러나 신용카드 매출전표상의 상호와 실제 상호가 다른 경우에는 원칙적으로 지출증빙으로 인정을 받을 수 없기 때문에 확인해 보아야 한다(실제로 인정받지 못하는 경우는 드물다).
개인 신용카드를 사용하느냐, 사업자명의의 기업카드를 발급받아 사용하느냐의 문제가 있을 수 있지만 둘 다 비용처리를 할 수 있다는 점은 동일하나, 되도록이면 주거래 은행에서 기업카드를 발급받아 사용하는 것을 권장하고 싶다. 왜냐하면 신용카드 매입의 경우 매출전표를 별도로 일일이 모으지 않아도 매월 카드회사 청구서(거래처와 거래금액이 명시된 경우)만으로도 지출증빙으로 사용이 가능한데, 사생활이 노출되는 개인카드 사용내역을 제시하기 보다는 기업카드로 병원관련 지출에만 사용하고 이를 바로 증빙으로 제시하는 것이 편리하기 때문이다. 그리고 앞으로의 추세가 신용카드 지출을 권장하는 것(법인의 경우 개인카드 전표를 증빙으로 인정하지 않는 경향) 이므로 미리 이런 추세를 따른다는 측면도 있다.

나. 세금계산서
세금계산서는 일반과세자가 발행을 하며, 부가세를 포함한 건당 거래금액이 10만원이상인 경우에는 반드시 세금계산서를 받아야 하고, 그 이하 금액이라도 되도록 세금계산서를 받아 두는 것이 좋다. 그리고 세금계산서로 매입하면서 현금으로 결제하는 경우에는 우측하단 부분을 영수로 수취하면 되나, 되도록 현금결제 보다는 은행을 통해 결제하는 편이 좋다. 간혹 영세업자들이 가짜 세금계산서를 발행하는 경우도 있으므로 이를 확인할 시간도 확보하는 차원에서 계좌이체를 결제조건으로하고, 혹시 사업자등록이 되어있지 않은 업자라 할지라도 최소한 해당 금액을 비용으로는 인정받을수 있는 안전장치가 무통장 입금증이나 사업자 명의의 계좌에서 이체된 내역이 인짜된 통장사본이므로 현금결제는 되도록 지양한는 것이 유리하다. 의원의 경우 당해연도에 수취한 세금계산서 및 계산서는 다음해 1월 말에 사업장 현황신고를 할 때 세금계산서 합계표 및 계산서 합계표로 제출되어 거래상대방의 부가세 신고내용과 비교하므로 빠뜨리지 않도록 한다.

다. 계 산 서
계산서 역시 세금계산서와 마찬가지로 재화나 용역을 공급 받을 때 수취하나, 다른점은 부가세가 면세되는 재화나 용역을 공급받을 때 수취한다는 점이 다르다. 대표적인 것을 들면 수도물 의료보건용역 교육용역 여객운송용역 도서 등이다. 예를 들어 서점에서 사업자명의로 책을 구입면 계산서를 발행 받을 수 있다. 이 경우 역시 은행을 통한 결제를 권장한다.

라. 과세유형과 지출증빙
거래 이전에 상대사업자의 과세유형을 미리 파악하고 어떤 증빙을 받을 것인지 판단해보는 것이 실수를 줄이는 한가지 방법이 된다. 국세청 홈페이지 ‘궁금하세요-사업자과세유형?휴폐업조회’란을 클릭하면 거래 상대의 과세 유형을 확인할 수 있으므로 거래이전에 상대방의 사업자등록번호를 미리 확인해서 과세유형을 확인하고 상대가 일반과세자인 경우 거래 금액에 상관없이 세금계산서나 계산서 카드전표중 하나를 받드시 받아야 한다. 반면에 거래상대가 간이과세자인 경우에는 신용카드 매출전표나 간이영수증을 수취하면 된다. 간이과세자에게서 매입하는 경우에는 10만원 이상 금액도 간이영수증을 받으면 되나 이 역시 세무조사시 일일이 과세유형을 확인해야 하는 번거로움이 있으므로 실무적으로는 10만원이상 매입할 경우에는 여러개로 나누어 간이영수증 상의 금액을 10만원 미만이 되게하고 각각 날짜를 다르게 하여 증빙을 수취 하는 편이 편리하다.

마. 거래금액과 증빙
명확한 기준은 없으나 통상 100만원이상 거래인 경우 앞서 언급한 신용카드 매출전표, 세금계산서, 계산서 외에 견적서나 계약서를 받아 두는 것이 유리하다. 실무적으로 세무조사를 받게 되면 500만원이상 지출분에 대해서는 거래명세서, 견적서, Spec, 계약서 등을 반드시 요구하므로 계약서철을 따로 만들어 보관해 두어야 한다. 관련 서류는 자금결제 이전에 받아 두어야 한다. 결제 후에는 업자들이 서류를 잘 넘겨주지 않으려는 경향이 있기 때문이다. 예외적으로 접대비의 경우는 5만원 이상 지출하는 경우부터 카드전표, 세금계산서, 계산서 등을 수취해야 한다.

3. 지출증빙 미수취에 대한 제재
앞서 언급한 카드매출전표, 세금계산서, 계산서를 발급받지 않은 경우에는 2%의 가산세를 징수한다. 그러나 정규영수증을 수취하지 않아 가산세를 부과되는 경우에도 기타의 증빙서류에 의하여 거래사실이 확인되는 경우에는 그 거래금액을 필요경비 등으로 인정 받을 수 는 있다.

4. 비용으로 인정받을 수 있는 시기
사업자등록일로부터 20일 전까지 지출한 금액은 사업과 관련된 비용으로 소급 처리가 가능하나 이 역시 차후에 사업과의 직접관련된 지출이냐는 논란의 소지가 있을수 있으므로 가급적 개원 준비기간에도 미리 사업자등록을 하고 사업자명의로 구입을 하는 편이 유리하다. 그러나 간혹 사업자등록을 미리 할 경우 진료기간이 늘어나므로 당해년도 신고소득금액을 높게 해야하지 않나 하는 걱정을 하는 경우가 있으나 세무공무원들도 개원준비기간에 시간이 소요되고 개원 초기 몇 개월간은 환자가 많지 않다는 점을 감안해 줌으로 크게 고려할 사항은 아니라고 본다.